経理を楽にする領収書整理方法
hidehisa
経理を楽にする領収書整理方法
これは、多くの個人事業主・フリーランスの方から実際にお聞きするお話です。
日々の忙しさの中で、レシートや領収書はつい後回しになりがちですが、その積み重ねが確定申告直前の負担につながってしまいます。
今回は、日々の経理を楽にするための領収書整理のポイントをご紹介します。
そのまま溜めてしまうと大変な理由
レシートを一箇所にまとめて保管しているだけの状態だと、あとから
いつ・何のための支出か思い出せない
事業用かプライベートか判断に迷う
月ごと・科目ごとに集計するのに時間がかかる
といった手間が発生します。
「その場でひと手間かける」か「後でまとめて何時間もかける」かの違いだけで、年間の経理にかかる時間は大きく変わってきます。
ポイント① 受け取ったその場でメモを残す
特に、飲食代や交際費など「誰と・何のために使ったか」が重要になる領収書は、受け取った直後にメモを残しておくのがおすすめです。
領収書の余白に、
相手先の名前
打ち合わせの内容
を一言書いておくだけで、後から見返したときの判断がぐっと楽になります。
ポイント② 月ごと・科目ごとにいったん仕分ける
1年分をまとめて整理しようとすると、量が多く挫折しやすくなります。
封筒やクリアファイルを月ごとに用意し、受け取ったらその都度入れる、あるいは通信費・交通費・消耗品費など科目ごとに分けておくだけでも、月次での集計がスムーズになります。
毎月決まったタイミング（月末や月初など）で仕分けを済ませる習慣をつけることが、負担を減らす一番のコツです。
ポイント③ スマホで撮影・データ化する
最近は、スマートフォンで撮影するだけで日付・金額・支払先を自動で読み取ってくれる会計ソフトやレシート読み取りアプリも増えています。
受け取ったその場で撮影しておけば、紙の管理そのものが不要になり、紛失の心配も減らせます。
なお、紙で受け取った領収書をスキャンやスマホ撮影でデータ化して原本を廃棄する場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件（解像度や保存のタイミングなど）を満たす必要があります。要件を満たさない場合は、紙の原本を7年間そのまま保管しておく方法でも問題ありません。
ポイント④ メールやネットで受け取った領収書は「データのまま」保存する
ネット通販やクラウドサービスの利用料など、メールやサイト上で発行された領収書・請求書については、2024年1月以降、印刷して紙で保存するだけでは認められず、電子データのまま保存することが義務化されています。 「PDFで届いた領収書を紙に印刷して、データは消してしまった」という状態にならないよう、
- 日付・金額・取引先が分かるファイル名をつける
- 領収書専用のフォルダやクラウドストレージにまとめて保存する
といった形で、データを消さずに保管しておく仕組みを整えておきましょう。
まとめ
領収書の整理は、まとめて一気に行うよりも、
- 受け取った直後にひと手間かける
- 月ごと・科目ごとに仕分けておく
- データはデータのまま、紙は紙のまま、ルールを決めて保存する
という日々の積み重ねが、結果的に経理全体の負担を大きく減らしてくれます。
「領収書の整理方法を見直したい」「電子データの保存ルールが自社に合っているか確認したい」という場合は、当事務所までお気軽にご相談ください。記帳代行やクラウド会計の導入サポートも行っております。
